Compte rendu et conclusions FO suite à la réunion du 16 mars avec les services comptables et financiers à propos des remboursements de frais de repas en mobilité/missions.
Les CDD journalistes et intermittents sillonnent les régions pour remplacer ou renforcer les équipes de France•tv.
Ces salariés sont remboursés en frais de mobilité : sur présentation de facture dans la limite de 24 euros par dîner, et 74 euros/nuit.
Depuis quelques mois, certaines notes de courses, ou de repas, n’ont pas été traitées en l’état.
Par exemple pour 2 boîtes de raviolis : « Pouvez-vous les justifier ? »
Lorsque la note de frais est « renvoyée au collaborateur » comme dans l’exemple ci-dessus, elle repart au point zéro du processus de validation. Or, l’argent a été engagé par le salarié, ce sont souvent des sommes conséquentes et les salariés les plus concernés sont aussi les plus précaires de l’entreprise.
FO a donc écrit un tract intitulé : « Concur : le nouveau nutritionniste des salariés de France•tv » qui a provoqué un malaise au sein du service comptable. Ce tract n’interpellait pourtant que la Direction, et en aucun cas les salariés du service, qui font leur travail, en l’occurrence ce qui leur est demandé par leurs supérieurs, et obéissent aux textes réglementaires.
Force Ouvrière a considéré qu’il est de son devoir de remonter ces situations particulières qui créent dans l‘entreprise une atmosphère inadéquate au travail. En plus, lorsqu’il s’agit de salariés qui ne savent pas s’ils vont pouvoir payer leurs loyers, ce type de tracas ne génère pas des conditions de travail optimales.
La Direction a proposé de recevoir une délégation FO la semaine dernière. Cette délégation a débuté cette réunion par le fait que le propos n’est nullement contre les comptables, mais bien pour clarifier les règles qui s’appliquent.
Sur la question des délais qui « repartent à 0 », la Direction répond qu’une solution est proposée aux salariés : « mettre de côté les repas concernés » pour hâter le remboursement.
FO répond à cela qu’ils ne l’apprennent que lorsque le mal est fait : puisque la note a été renvoyée au collaborateur, elle est déjà repartie pour un nouveau tour de validation.
Sur le fond du problème, la Direction nous dit qu’il est nécessaire de justifier ses repas, en vue d’un potentiel contrôle URSSAF.
Force Ouvrière demande donc que soient produites les recommandations URSSAF sur les repas, afin que chacun puisse s’y conformer. D’après nos propres recherches, confirmées par notre service juridique, il semble que des recommandations aussi précises n’existent pas. Ainsi, justifier ses repas se limite à en apporter la facture, qui peut d’ailleurs être sans détail.
Le 3 mars dernier, les services financiers ont ajouté dans le réglementaire une mention concernant la composition d’un repas : « un repas se compose de tout ou partie d’une entrée, d’un plat, d’un dessert et d’une boisson ou assimilés et à usage unique ».
L’expression « à usage unique » pose question, car, bien souvent, des personnels CDD séjournant plusieurs jours lors d’une mission achètent des denrées destinées à être utilisées sur l’ensemble de la durée de leur séjour. Tout comme il est aussi possible que des collègues travaillant ensemble choisissent de mutualiser leurs repas : l’un achète la viande, l’autre les légumes, le troisième la boisson… C’est encore plus vrai en cette période difficile, avec tous les restaurants fermés. C’est ainsi que nous nous retrouvons avec des notes du type :
- Une bouteille de vin le 23 décembre : « non conforme »
- Une bûche le soir de Noël : « non conforme »
- Deux blocs de foie gras : l’un est accepté, mais pas le 2ème.
- Ou encore cet autre exemple d’un amateur de fromage qui a précisé en commentaire: « de la tomme en entrée, du reblochon en plat principal, ainsi qu’en dessert » : « le remboursement de la dépense de 14,24 euros est refusé »
Lors de notre rencontre avec la Direction, il a été convenu que l’ensemble des notes seraient réexaminées, compte tenu des arguments évoqués. Au final, par rapport aux exemples cités plus hauts, elle décide que la plupart d’entre elles sont finalement acceptées :
- les deux boîtes de raviolis
- les deux menus Mc Do
- les fromages pour 14,24 €
- la bûche de Noël
Les sujets de la bouteille de vin du 23 décembre et de la 2ème boîte de foie gras, eux, ne sont pas encore tranchés.
Pour la suite, quelles préconisations pour éviter que de nouvelles affaires de ce genre se produisent. Pour Force Ouvrière, toute nourriture est par nature à usage unique, même si elle peut être partagée à plusieurs ou lissée sur plusieurs jours. Pour éviter toute ambiguïté, et parce que les personnels qui traitent ces notes de frais ne peuvent pas deviner ce qui ne leur est pas dit, il est vivement conseillé d’utiliser la case « commentaires » pour apporter les précisions permettant de faciliter la compréhension de la mission. Pour FO, une autre solution est aussi que les personnels puissent passer un coup de téléphone ou envoyer un mail, mais sans bloquer la note de frais, afin de ne pas retarder le paiement. Le téléphone a le mérite d’être plus humain que l’envoi d’un mail.
Avant tout, Force Ouvrière appelle à la bienveillance dans l’entreprise et à l’importance de savoir faire preuve de compréhension et de politesse de part et d’autre. Et considérer aussi que les équipes peuvent elle-aussi être à l’origine de solutions, si tant est qu’elles en aient la liberté.
Effectivement ce que vous signalez est préoccupant et nous sommes quotidiennement concernés.
il devient très difficile de se nourrir correctement en ce moment et ça devrait être le prétexte pour alléger les procédures de validation.
J’aimerai amener ma propre nourriture mais je ne peux pas ,car il faut une facture du lieu et du jour de mission ,pour pouvoir bénéficier du défraiement.
nous sommes contrains de subir la mal bouffe ,alors qu’il faudrait rester en bonne santé.
Ce système absurde risque de nous rendre malade….